Protection des données
Politique de confidentialité
Version du 15 octobre 2026
1. Champ d'application et responsable du traitement
Les données personnelles désignent les informations qui sont susceptibles de vous identifier directement ou indirectement. Différentes données personnelles vous concernant sont traitées par nos soins de manières diverses, notamment lorsque vous souscrivez à nos services, lorsque vous nous contactez, lorsque vous naviguez sur notre site ou encore lorsqu'un contrat nous lie à vous.
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles. La présente Politique est valable pour l'ensemble des traitements effectués par Ultima Verba Sàrl.
Pour toute question ou demande relative à la présente Politique ou au traitement de vos données, vous
pouvez nous contacter par lettre ou e-mail, en utilisant les coordonnées suivantes :
Ultima Verba Sàrl
Avenue de Béthusy 39
c/o Karine Avanthay
1012 Lausanne
Suisse
contact@ultimaverba.ch
Les données que vous saisissez sur Ultima Verba sont hébergées dans l'Union européenne (Irlande), et les plus sensibles sont chiffrées avant d'être enregistrées. Certains prestataires techniques traitent des données hors de Suisse et de l'Union européenne, dans les conditions décrites à la section 3. Vous êtes en revanche responsable de la sécurité des données en relation avec l'utilisation de votre ordinateur et autre terminal.
2. Le traitement de vos données
| Catégorie | Données | Origine |
|---|---|---|
| Identité & compte | Prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (chiffré par notre prestataire d'authentification), date de naissance | Vous |
| Coordonnées | Adresse postale, numéro de téléphone | Vous |
| Proches & contacts de confiance | Nom, lien de parenté, téléphone, e-mail et notes des personnes que vous désignez (exécuteur testamentaire, contact principal, proches) | Vous (données de tiers — voir section 2.4) |
| Données sensibles | Volontés et préférences funéraires, type de cérémonie, directives médicales anticipées, héritage numérique, informations d'assurance, testament, messages personnels et tout contenu que vous choisissez d'enregistrer | Vous |
| Fichiers | Documents, photos, vidéos, fichiers audio téléversés | Vous |
| Abonnement & paiement | Formule choisie, identifiant client et statut d'abonnement (les données de carte sont traitées directement par Stripe, nous n'y avons pas accès) | Vous / Stripe |
| Données techniques | Journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil/navigateur (sécurité, prévention des abus) | Automatique |
| Accès des personnes de confiance | Thèmes que vous choisissez de partager avec chaque personne de confiance, état de l'accès, et journal des consultations (date et heure), que vous pouvez consulter dans votre espace | Vous / automatique |
| Entretiens | Enregistrement audio de l'entretien, transcription, récit et résumé rédigés à partir de celui-ci, notes de relecture de notre personnel | Vous / notre personnel |
| Suivi de la relation | Comptes rendus de nos échanges avec vous (appels, e-mails, rendez-vous), consultables par nos administrateurs uniquement et inclus dans l'export de vos données | Notre personnel |
| Consentements | Preuve et horodatage de votre acceptation des conditions et de la présente politique | Automatique |
2.1 Lorsque vous consultez notre site internet
Nous n'avons aucun cookie publicitaire sur notre site. Ceux que nous avons sont les suivants :
- ceux qui sont nécessaires au fonctionnement du site et de la plateforme (mémoriser votre langue et votre choix sur les cookies, vous maintenir connecté·e, sécuriser un paiement) ;
- ceux qui servent à mesurer l'audience du site, uniquement si vous les acceptez.
Nous utilisons Google Analytics, un outil de Google LLC (États-Unis), pour la mesure d'audience. Comme pour les polices Google, son chargement n'intervient qu'après votre consentement explicite — voir notre politique cookies pour le détail.
L'enregistrement des cookies peut être désactivé dans les préférences de votre navigateur. À noter que si vous n'autorisez pas le stockage des cookies, certaines fonctionnalités et pages ne se comporteront pas correctement.
2.2 Lorsque vous créez un compte ou utilisez nos services
Lorsque vous créez un compte, souscrivez à nos services ou concluez un contrat avec nous, nous traitons les données personnelles nécessaires à la gestion de notre relation avec vous.
Ces données sont utilisées pour :
- créer et gérer votre compte ;
- fournir les services proposés par Ultima Verba ;
- assurer le suivi de votre dossier ;
- gérer la relation contractuelle ;
- établir et gérer la facturation ;
- améliorer nos services grâce à des analyses statistiques internes.
Les informations de paiement ne sont jamais enregistrées sur notre plateforme mais sont traitées directement par notre prestataire de paiement Stripe Switzerland GmbH.
Les données que vous saisissez ne sont pas transmises à des tiers, sauf :
- lorsque vous y avez expressément consenti, notamment en désignant une ou plusieurs personnes de confiance ;
- lorsqu'une obligation légale ou une décision judiciaire l'exige ;
- lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des utilisateurs ou de la plateforme ;
- lorsque cela est nécessaire à la défense de nos droits ou à l'application de nos conditions générales.
Vos données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers. Les contenus les plus sensibles (souhaits, coordonnées, proches, transcriptions d'entretien) sont chiffrés par nos soins avant d'être enregistrés ; les fichiers déposés et les enregistrements audio sont conservés sur des serveurs dont le stockage est chiffré.
Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire à la fourniture des services, à l'exécution du contrat ou au respect de nos obligations légales. Elles sont supprimées lorsque le compte est résilié, lorsque vous en faites la demande ou lorsque la finalité du traitement a pris fin, sous réserve des délais de conservation imposés par la loi. En cas de suppression du compte, vous pouvez exporter vos données avant leur effacement définitif, depuis votre espace (« Mon compte », bouton « Exporter mes données »).
Afin de pouvoir rétablir le service en cas d'incident, nous conservons des copies de sauvegarde chiffrées de la plateforme auprès d'un hébergeur situé en Suisse : 30 jours pour les copies quotidiennes et 12 mois pour les copies mensuelles. Les données que vous supprimez, ou qui sont supprimées avec votre compte, disparaissent de ces copies à l'expiration de ces délais. Elles ne sont jamais restaurées pour une autre finalité que le rétablissement du service.
2.3 Lorsque vous nous contactez via e-mail
Si vous nous envoyez un e-mail, les données que vous saisissez dans ledit e-mail, y compris les données de contact que vous indiquez, seront enregistrées chez nous à des fins de traitement de votre demande. Nous les traitons afin de pouvoir répondre à vos demandes et/ou commentaires, mais également de procéder à des analyses et statistiques internes afin d'améliorer nos services. Ces données ne sont pas transmises à d'autres tiers sans votre consentement.
Nous stockons ces données jusqu'à ce que vous nous demandiez de les effacer, que vous révoquiez votre consentement relatif à leur stockage ou que la finalité du stockage des données n'expire (p. ex. une fois le traitement de votre demande terminé).
2.4 Lorsque vous nous communiquez des données concernant des tiers (vos personnes de confiance)
Lorsque vous enregistrez les coordonnées d'un proche ou d'un contact de confiance, vous traitez les données d'une autre personne. Vous vous engagez à informer cette personne que ses coordonnées figurent dans Ultima Verba et de la finalité poursuivie. Toute personne concernée peut nous contacter à contact@ultimaverba.ch pour exercer ses droits, notamment demander la suppression de ses données.
3. Nos sous-traitants
De manière générale, nous sélectionnons les sous-traitants qui offrent d'excellentes garanties en lien avec la protection et la sécurité de vos données (certifications, etc.). Nous privilégions les prestataires qui hébergent les données en Suisse ou dans l'Union européenne ; lorsque ce n'est pas possible, les transferts sont encadrés comme indiqué ci-dessous.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Base de données & stockage de fichiers | Entité basée à Singapour — données hébergées en Union européenne (Irlande) |
| Clerk, Inc. | Authentification, gestion des comptes | États-Unis |
| Stripe Switzerland GmbH | Traitement des paiements (données de facturation uniquement) | Zurich, Suisse |
| Gladia SAS | Reconnaissance vocale et transcription des entretiens menés par notre personnel | France (Union européenne) |
| Anthropic, PBC | Relecture assistée par intelligence artificielle des transcriptions d'entretien (repérage des passages à vérifier par notre personnel) | États-Unis |
| Vercel Inc. | Hébergement et exécution de la plateforme | États-Unis |
| Resend, Inc. | Envoi des e-mails de service (notifications, invitations des personnes de confiance) | États-Unis |
| Google Fonts | Polices d'écriture — chargées uniquement après votre consentement cookies | États-Unis |
| Google Analytics | Mesure d'audience du site — chargé uniquement après votre consentement cookies | États-Unis |
| Infomaniak Network SA | Hébergement du site vitrine, messagerie électronique (contact@ultimaverba.ch) et conservation des copies de sauvegarde chiffrées | Suisse |
Certains sous-traitants (Vercel, Clerk, Stripe, Anthropic, Resend, Google) peuvent traiter des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées : clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et/ou certification au titre du Data Privacy Framework, ainsi que par les clauses reconnues par le Préposé fédéral suisse (PFPDT). Une copie des garanties peut être obtenue sur demande à contact@ultimaverba.ch.
4. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données ; leur accès est limité aux personnes qui en ont besoin.
- Chiffrement des contenus sensibles en base (AES-256-GCM) ;
- chiffrement des communications en transit (HTTPS/TLS), les protégeant ainsi contre la lecture et la modification en cas d'accès par des tiers non autorisés ;
- cloisonnement des accès et politiques de sécurité au niveau de la base de données ;
- authentification avec vérification de l'adresse e-mail et déconnexion automatique après inactivité ;
- limitation du débit (rate limiting) contre les abus.
Afin d'éviter des pertes, vos données sont sauvegardées chaque jour, sous forme chiffrée, auprès d'un hébergeur situé en Suisse (copies quotidiennes conservées 30 jours, copies mensuelles 12 mois, voir section 2.2). Les accès à notre parc informatique ainsi qu'à nos dossiers sont strictement surveillés. Toutes les transactions financières sont sécurisées selon les standards les plus stricts en vigueur et garantissent la conformité aux normes PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
5. Vos droits
Nous faisons le choix de vous reconnaître des droits plus larges que la loi fédérale applicable en ce qui concerne vos données personnelles, à savoir un droit d'accès, un droit de rectification, un droit à l'effacement, un droit à la limitation du traitement, un droit d'opposition, un droit à la portabilité des données (export depuis votre espace), un droit d'introduire une réclamation à l'autorité compétente.
Pour exercer vos droits, veuillez nous adresser votre demande par courrier signé, avec copie de
votre pièce d'identité, à l'adresse suivante :
Ultima Verba Sàrl
Avenue de Béthusy 39
c/o Karine Avanthay
1012 Lausanne
Suisse
ou nous adresser un e-mail à contact@ultimaverba.ch. Nous
nous efforcerons de répondre dans un délai de 30 jours.
Si un traitement des données est basé sur votre consentement, vous pouvez le révoquer en tout temps, pour l'avenir, sans indiquer de motifs. La demande de révocation doit en principe nous être adressée directement en accédant à votre profil ou par e-mail à contact@ultimaverba.ch, auquel cas une marche à suivre vous sera adressée.
6. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité. La version actuelle est disponible sur le site web www.ultimaverba.ch. En cas de divergence entre les différentes versions linguistiques, la version française prévaut.